Mit der zunehmenden Digitalisierung des Arbeitslebens spielt die Videokonferenz als Mittel zur gemeinsamen Absprache eine zunehmend wichtige Rolle. Durch diese soll es möglich werden, Absprachen möglichst unabhängig umzusetzen und sich bezüglich wichtiger Aufgaben im Detail abzusprechen. Doch in vielen Fällen gibt es bei der Nutzung derartiger Tools bereits gewisse Schwierigkeiten, was die Einhaltung des Datenschutzes betrifft. Doch nicht immer müssen Videokonferenz- Tools und Datenschutz ein Problem sein.
Damit der praktische Mehrwert einer Videokonferenz möglichst umfassend erhalten bleibt, kommt es daher auf ein durchdachtes System an. Mit den richtigen Mechanismen fällt es leicht, einerseits den Mehrwert im Unternehmen zu steigern und andererseits dem Recht auf Datenschutz von Kunden und Mitarbeitern gerecht zu werden. Aber was genau muss das Video-Tool können, um den rechtlichen Anforderungen zu entsprechen und den Komfort maßgeblich zu steigern?
Anforderungen an das Video-Tool
Bevor es zur ersten Videokonferenz mit einer neuen Plattform kommt, sollte diese zunächst anhand ihrer datenrechtlichen Eignung überprüft werden. Besonders bei der Thematisierung von relevanten und geschäftsinternen Daten ist eine einheitliche Umsetzung sehr wichtig, damit die Daten des Gesprächs nicht auf einer zentralen Plattform gespeichert werden. Ein unternehmenseigenes Videochat-Tool bietet sich aus diesem Grund deutlich besser an, um Videokonferenzen und DSGVO miteinander zu verbinden und selbst eine vollwertige Verwaltung ermöglichen zu können.
Wer sich für eine Software-as-a-Service-Lösung entscheidet, muss hingegen schon deutlich genauer auf die Verarbeitung der Daten achten. Eine spezifische Business-Version der gewünschten Tools ist hierzu meist die bessere Wahl, um die Sicherheitsstandards zu steigern und die Wahrscheinlichkeit eines Fremdeingriffs zu minimieren. Durch den Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags wird in Verbindung mit einem SaaS-Anbieter deutlich mehr Komfort geboten, um alle rechtlichen Informationen und Absicherungen im Vorfeld der Nutzung in schriftlicher Form festzuhalten.
Eine dritte Anforderung an das passende Video-Tool ist der Ort des Hostings. Dies sollte zwingend in Deutschland oder zumindest in der EU stattfinden, damit die DSGVO umgesetzt werden kann. So bleibt der nötige Bezug zwischen Datenschutz und Videokonferenzen erhalten, um von einem grundlegenden Schutzniveau zu profitieren und rechtlich die Kontrolle zu haben. Bei einer Übermittlung von Daten in Drittländer sollten die Datenflüsse vorab möglichst detailliert geprüft werden, um die Sicherheit während der Durchführung der Konferenzen zu optimieren.
Technische und organisatorische Maßnahmen
Auf der Suche nach einem geeigneten Tool bietet es sich an, gewisse technische Funktionen und Vorteile vorab im Blick zu haben. Wichtig sind an dieser Stelle eine verschlüsselte Übertragung sowie die Anpassbarkeit der Datenschutzeinstellungen direkt im Tool. So bleibt die Anwendung der Software oder des weiterführenden Programms stets flexibel. Auch eine automatische Löschung ist sehr wichtig, um die Aufzeichnungen oder Bilder nach einem gewissen Zeitraum entfernen zu lassen. Hierzu sollte darauf geachtet werden, dass alle Teilnehmer der Videokonferenz im Vorhinein über einen möglichen Mitschnitt von Daten und Inhalten informiert werden.
Falls es während der Anwendung zu einer Übertragung des Displays kommen sollte, dürfen ebenfalls nur die für die Sitzung relevanten Informationen gezeigt werden. Daher ist es eine wichtige organisatorische Maßnahme, vor Beginn der Konferenz alle offenen Fenster zu schließen, die nicht mit dem Projekt in Zusammenhang stehen. Gleiches gilt für die Darstellung des Hintergrunds. Dieser sollte einen positiven Eindruck vermitteln und Professionalität ausstrahlen.
Um die Videokonferenz- Tools und den Datenschutz unter einen Hut zu bringen, sollten zudem ausschließlich individuelle Einladungen vergeben werden. Ein Passwortschutz ist ebenfalls ein guter Ansatz, um die Teilnahme ausschließlich den Nutzern zu ermöglichen, die an dieser Stelle von Relevanz sind. Mit dem nötigen Schutz der eigenen Daten und Zugriffsberechtigungen fällt es leicht, auf einen hohen Sicherheitsstandard zu setzen und sich auch digital im Unternehmen zu besprechen.
Fazit
Grundsätzlich zeigt sich in Verbindung mit einigen technischen Maßnahmen, dass Videokonferenzen und DSGVO kein Gegensatz darstellen. Jeder hat die Möglichkeit, für das eigene Unternehmen eine moderne Videokonferenz durchzuführen und sich für die geeigneten Tools zu entscheiden. In Verbindung mit einer guten Organisation wird es noch einfacher, einen ähnlich guten Eindruck wie im Direktgespräch zu machen, auch wenn das Gespräch nur digital stattfindet.
Wer selbst Datenschutz und Videokonferenzen miteinander verbinden möchte, hat in dieser Hinsicht die Wahl aus zahlreichen Tools. Noch besser ist jedoch die Einrichtung einer spezifischen Lösung für das Unternehmen, die unabhängig von einer zentralen Plattform verwaltet wird. In Hinblick auf die allgemeine Datensicherheit macht es dies noch einfacher, die Kontrolle zu allen Teilnehmern zu behalten und geschäftliche Absprachen zu digitalisieren. In der heutigen Zeit sind die nötigen technischen Ansätze vorhanden, um die interne Kommunikation auf ein neues Niveau zu bringen.
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