Externer Datenschutzbeauftragter für Unternehmen
- Ein externer Datenschutzbeauftragter übernimmt eine klar definierte Funktion innerhalb des Datenschutzmanagements. Ob die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten erforderlich ist, hängt von den jeweils geltenden gesetzlichen Voraussetzungen ab.
- Persönlicher Ansprechpartner
- Laufende Betreuung
- Erfahrung seit 1996
Google Bewertung
Basierend auf 15 Bewertungen
Datenschutz muss im Alltag funktionieren
Neue Software, Cloud-Dienste, Mitarbeitende, Dienstleister und Geschäftsprozesse bringen regelmäßig neue Datenschutzfragen mit sich.
Deshalb begleitet PRIOLAN Ihr Unternehmen nicht nur bei einzelnen Aufgaben, sondern entwickelt Ihre Datenschutzorganisation kontinuierlich weiter – von der ersten Analyse über konkrete Handlungsempfehlungen bis zur praktischen Umsetzung.
Nicht nur dokumentieren – sondern Datenschutz im Unternehmen tatsächlich umsetzen.
Wo Unternehmen beim Datenschutz häufig vor Herausforderungen stehen
Datenschutzanforderungen wachsen mit dem Unternehmen. Besonders dann, wenn neue Systeme, Mitarbeitende oder Geschäftsprozesse hinzukommen.
Veraltete Dokumentation
Datenschutzunterlagen und Prozesse sind nicht mehr auf dem aktuellen Stand.
Unklare Verantwortlichkeiten
Es ist nicht eindeutig geregelt, wer welche Datenschutzaufgaben übernimmt.
Neue Software & Cloud-Dienste
Neue digitale Lösungen müssen vor ihrem Einsatz datenschutzrechtlich bewertet werden.
Dienstleister & Auftragsverarbeiter
Verträge, Verantwortlichkeiten und Datenschutzanforderungen müssen geprüft werden.
Fehlende Sensibilisierung
Mitarbeitende benötigen klare Regeln und regelmäßige Schulungen für den sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten.
Datenschutzvorfälle & Behördenanfragen
Bei Datenschutzverletzungen oder Anfragen der Aufsichtsbehörde muss schnell und strukturiert gehandelt werden.
Unsere Leistungen als externer Datenschutzbeauftragter
Mit PRIOLAN erhalten Sie eine umfassende Betreuung Ihrer Datenschutzorganisation.
Datenschutzorganisation
- Übernahme der Funktion des externen Datenschutzbeauftragten
- Beratung der Geschäftsführung und Fachabteilungen
- Aufbau und Weiterentwicklung Ihrer Datenschutzorganisation
- regelmäßige Überprüfung relevanter Prozesse
Datenschutzdokumentation
- Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
- Datenschutzrichtlinien
- Auftragsverarbeitungsverträge
- Datenschutzinformationen
- Dokumentation technischer und organisatorischer Maßnahmen
Datenschutzprüfung und Risikobewertung
- Datenschutz-Audit
- Prüfung von Geschäftsprozessen
- Datenschutz-Folgenabschätzungen
- Bewertung neuer Software und digitaler Prozesse
- Unterstützung bei Datenschutzverletzungen
Mitarbeitende
- Datenschutzschulungen
- Sensibilisierung
- Beratung bei konkreten Datenschutzfragen
Behörden und externe Ansprechpartner
- Unterstützung bei Anfragen von Aufsichtsbehörden
- Begleitung bei Datenschutzprüfungen
- Unterstützung bei der Kommunikation zu datenschutzrechtlichen Fragestellungen
Sie benötigen Unterstützung bei einem einzelnen Datenschutzprojekt oder einer konkreten Fragestellung? Unsere Datenschutzberatung unterstützt Unternehmen auch unabhängig von einer dauerhaften Bestellung als externer Datenschutzbeauftragter
In 3 Schritten zum externen Datenschutzbeauftragten
01
Erstgespräch
Wir lernen Ihr Unternehmen, Ihre Branche und Ihre aktuelle Datenschutzsituation kennen. Gemeinsam klären wir, welche Anforderungen und Handlungsfelder für Sie relevant sind.
02
Analyse & Übernahme
Wir prüfen Ihre bestehende Datenschutzorganisation, identifizieren Handlungsfelder und stimmen die erforderlichen Maßnahmen mit Ihnen ab.
03
Laufende Betreuung
Ihr persönlicher PRIOLAN-Ansprechpartner begleitet Sie dauerhaft – bei neuen Fragestellungen, der Umsetzung von Maßnahmen und der kontinuierlichen Weiterentwicklung Ihrer Datenschutzorganisation.
Seit 1996 sind wir ein verlässlicher Partner für namhafte Unternehmen
Was unsere Kunden sagen
Als Head of Global IT der DVS TECHNOLOGY AG freue ich mich, die erfolgreiche Zusammenarbeit mit der PRIOLAN GmbH hervorzuheben.
Die DVS TECHNOLOGY GROUP vereint erfahrene Spezialunternehmen mit dem Ziel, Oberflächen präzise, effizient und zukunftssicher zu bearbeiten.
PRIOLAN stellt uns eine leistungsstarke Software zur Verfügung, mit der wir unser Datenschutzmanagement effizient verwalten und überwachen können. Dadurch lassen sich Datenschutzanforderungen schnell und praxisnah umsetzen und Prozesse deutlich vereinfachen.
Besonders schätzen wir die professionelle und persönliche Betreuung. PRIOLAN reagiert schnell auf unsere Anliegen und bietet individuelle Lösungen für unsere Anforderungen.
Die Zusammenarbeit ist unkompliziert und die Software benutzerfreundlich. Klare Strukturen und verständliche Anweisungen erleichtern unseren Mitarbeitern die Umsetzung der Datenschutzanforderungen.
Wir schätzen PRIOLAN als kompetenten und zuverlässigen Partner und freuen uns auf die weitere erfolgreiche Zusammenarbeit.
Google Bewertung
Basierend auf 15 Bewertungen
- Maximilian Neumann
Warum PRIOLAN?
Datenschutz im Gesundheitswesen erfordert Fachwissen, Verantwortungsbewusstsein und ein Verständnis für die praktischen Abläufe der jeweiligen Einrichtung.
Persönlicher Ansprechpartner
Sie erhalten einen festen Ansprechpartner, der Ihre Organisation und Ihre Datenschutzprozesse kennt.
Datenschutz & Informationssicherheit
Datenschutz und technische Sicherheit müssen gemeinsam betrachtet werden. Unsere Erfahrung in beiden Bereichen ermöglicht eine ganzheitliche Betrachtung.
Praxisnahe Lösungen
Wir entwickeln keine unnötig komplizierten Prozesse, sondern Lösungen, die sich im Arbeitsalltag umsetzen lassen.
Langjährige Erfahrung
PRIOLAN unterstützt Unternehmen und Organisationen seit 1996 bei Datenschutz und Informationssicherheit.
Langfristige Betreuung
Wir begleiten Sie nicht nur bei der ersten Umsetzung, sondern auch bei neuen Anforderungen und Veränderungen.
Deutschlandweite Unterstützung
Unsere Leistungen können Unternehmen und Einrichtungen deutschlandweit unterstützen.
Branchenspezifischer Datenschutz
Jede Branche bringt eigene Prozesse, Systeme und Datenschutzrisiken mit sich. Deshalb berücksichtigt PRIOLAN neben den gesetzlichen Anforderungen auch die Besonderheiten Ihrer Branche.
Stadtverwaltungen & Gemeinden
Kommunale Einrichtungen verarbeiten eine Vielzahl personenbezogener Daten. Klare Prozesse, Verantwortlichkeiten und eine nachvollziehbare Datenschutzorganisation sind daher besonders wichtig.
Externer Datenschutzbeauftragter für Ihr Unternehmen
Datenschutz professionell organisieren – persönlich betreut und praxisnah umgesetzt.
Sie möchten Ihre Datenschutzorganisation professionell aufstellen oder suchen einen erfahrenen externen Datenschutzbeauftragten?
PRIOLAN unterstützt Sie bei der laufenden Betreuung, der Bewertung datenschutzrechtlicher Anforderungen und der praktischen Umsetzung erforderlicher Maßnahmen.
Häufige Fragen zum externen Datenschutzbeauftragten
Wann benötigt ein Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten?
Ob ein Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten benennen muss, hängt unter anderem von der Art und dem Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten sowie von der Anzahl der mit der Datenverarbeitung beschäftigten Personen ab. Auch besondere Verarbeitungssituationen können eine Benennung erforderlich machen. Ein Datenschutzbeauftragter kann intern beschäftigt oder als externer Datenschutzbeauftragter bestellt werden. Wir prüfen für Sie, ob und in welcher Form eine Benennung erforderlich ist.
Welche Aufgaben übernimmt ein externer Datenschutzbeauftragter?
Ein externer Datenschutzbeauftragter berät das Unternehmen und überwacht die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen. Dazu gehören beispielsweise die Prüfung von Verarbeitungsvorgängen, Datenschutzdokumentationen und Auftragsverarbeitungsverträgen, die Beratung bei neuen Projekten und IT-Systemen, die Unterstützung bei Datenschutz-Folgenabschätzungen sowie die Sensibilisierung und Schulung von Mitarbeitenden. Auch bei Datenschutzvorfällen und Anfragen von Aufsichtsbehörden kann der externe Datenschutzbeauftragte unterstützen.
Was sind die Vorteile eines externen gegenüber einem internen Datenschutzbeauftragten?
Ein externer Datenschutzbeauftragter bringt spezialisiertes Fachwissen und praktische Erfahrung mit, ohne dass das Unternehmen dafür eine eigene Stelle aufbauen muss. Außerdem können Unternehmen auf eine unabhängige Beratung zurückgreifen und den Umfang der Betreuung an ihren tatsächlichen Bedarf anpassen. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen kann die externe Lösung eine wirtschaftliche und flexible Alternative zu einer internen Besetzung sein.
Wie läuft die Zusammenarbeit mit einem externen Datenschutzbeauftragten ab?
Die Zusammenarbeit beginnt in der Regel mit einer Bestandsaufnahme des bestehenden Datenschutzmanagements. Dabei werden unter anderem relevante Prozesse, Dokumentationen, Dienstleister und technische Systeme betrachtet. Anschließend werden Prioritäten und konkrete Maßnahmen festgelegt. Die weitere Betreuung erfolgt fortlaufend und umfasst beispielsweise Beratungen, Prüfungen, Dokumentationen, Schulungen und die Begleitung neuer Projekte.
Welche Unternehmen profitieren besonders von einem externen Datenschutzbeauftragten?
Ein externer Datenschutzbeauftragter eignet sich besonders für kleine und mittelständische Unternehmen, die professionelle Datenschutzkompetenz benötigen, aber keine eigene Datenschutzabteilung aufbauen möchten. Dazu gehören beispielsweise Unternehmen aus Produktion und Maschinenbau, Handel und Dienstleistung, Hotellerie und Gastronomie, Gesundheitswesen und Pflege sowie soziale Einrichtungen.
Welche Datenschutzdokumente prüft ein externer Datenschutzbeauftragter?
Je nach Unternehmen können unter anderem das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, Datenschutzinformationen, Auftragsverarbeitungsverträge, Löschkonzepte, Berechtigungskonzepte sowie technische und organisatorische Maßnahmen geprüft werden. Auch Prozesse für Betroffenenanfragen, Datenschutzverletzungen und Datenschutz-Folgenabschätzungen können Bestandteil der Prüfung sein.
Unterstützt ein externer Datenschutzbeauftragter bei Datenschutz-Audits?
Ja. Ein Datenschutz-Audit dient dazu, den tatsächlichen Umsetzungsstand der datenschutzrechtlichen Anforderungen systematisch zu überprüfen. Dabei können unter anderem Prozesse, Dokumentationen, Verträge und technische und organisatorische Maßnahmen betrachtet werden. Das Audit zeigt auf, wo bereits Anforderungen erfüllt sind und an welchen Stellen Handlungsbedarf besteht.
Unterstützt ein externer Datenschutzbeauftragter bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)?
Ja. Ein externer Datenschutzbeauftragter kann Unternehmen bei der Durchführung und Bewertung einer Datenschutz-Folgenabschätzung unterstützen. Dabei werden die geplante Verarbeitung, mögliche Risiken für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen sowie geeignete Schutzmaßnahmen betrachtet. Die Entscheidung über die Verarbeitung und die Umsetzung der Maßnahmen verbleibt beim Unternehmen.
Unterstützt ein externer Datenschutzbeauftragter bei Auftragsverarbeitungsverträgen (AVV)?
Ja. Ein externer Datenschutzbeauftragter kann bestehende Auftragsverarbeitungsverträge prüfen und Unternehmen bei der Gestaltung neuer Vereinbarungen unterstützen. Dabei wird insbesondere betrachtet, ob die datenschutzrechtlichen Anforderungen an die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern berücksichtigt werden und ob die vertraglichen Regelungen zur tatsächlichen Verarbeitung personenbezogener Daten passen.
Unterstützt ein externer Datenschutzbeauftragter beim Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)?
Ja. Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten gehört zu den zentralen Dokumentationen des Datenschutzmanagements. Ein externer Datenschutzbeauftragter kann bei der Erstellung, Überprüfung und Aktualisierung des VVT unterstützen. Dabei werden die relevanten Verarbeitungstätigkeiten, Zwecke, Kategorien personenbezogener Daten, Empfänger und weitere erforderliche Angaben erfasst und bewertet.
Kann ein externer Datenschutzbeauftragter neue Software und Cloud-Dienste prüfen?
Ja. Bei der Einführung neuer Software, Cloud-Dienste oder anderer digitaler Lösungen kann der Datenschutz bereits vor der Einführung berücksichtigt werden. Dabei können unter anderem die verarbeiteten personenbezogenen Daten, Zwecke, Zugriffsrechte, Speicherorte, Dienstleister und vertraglichen Grundlagen geprüft werden. So lassen sich Datenschutzanforderungen frühzeitig in die Auswahl und Einführung neuer Systeme integrieren.
Was passiert bei einer Datenschutzverletzung?
Bei einem Datenschutzvorfall sollte zunächst geklärt werden, welche personenbezogenen Daten betroffen sind und welches Risiko für die betroffenen Personen besteht. Ein externer Datenschutzbeauftragter kann das Unternehmen bei der Bewertung und Dokumentation des Vorfalls sowie bei den erforderlichen weiteren Schritten unterstützen. Je nach Art und Risiko der Datenschutzverletzung kann eine Meldung an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde erforderlich sein.
Unterstützt ein externer Datenschutzbeauftragter bei Anfragen der Datenschutzaufsichtsbehörde?
Ja. Ein externer Datenschutzbeauftragter kann das Unternehmen bei der Kommunikation mit der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde unterstützen. Dazu können beispielsweise die Vorbereitung von Antworten, die Zusammenstellung erforderlicher Unterlagen und die fachliche Begleitung von Anfragen oder Prüfungen gehören. Die Verantwortung für die rechtmäßige Datenverarbeitung verbleibt beim Unternehmen.
Wie werden Mitarbeitende beim Datenschutz unterstützt und geschult?
Mitarbeitende sind ein wichtiger Bestandteil eines wirksamen Datenschutzes. Ein externer Datenschutzbeauftragter kann Beschäftigte für datenschutzrelevante Themen sensibilisieren und Schulungen durchführen. Dabei können beispielsweise der sichere Umgang mit personenbezogenen Daten, Datenschutzverletzungen, Phishing, Passwörter, E-Mail-Kommunikation und der Umgang mit Betroffenenanfragen behandelt werden.
Muss ein externer Datenschutzbeauftragter regelmäßig vor Ort sein?
Nicht zwingend. Die Betreuung kann abhängig von den Anforderungen des Unternehmens vor Ort, telefonisch oder digital erfolgen. Entscheidend ist, dass der Datenschutzbeauftragte seine gesetzlichen Aufgaben unabhängig und wirksam wahrnehmen kann und für Geschäftsführung und Mitarbeitende erreichbar ist. Bei bestimmten Prüfungen, Audits oder Schulungen kann eine persönliche Betreuung vor Ort sinnvoll sein.
