Datenschutz E-Mail: Do’s & Dont’s – Tipps vom DSGVO Experten

Okt 24, 2019 | Allgemein

Datenschutz im E-Mail-Verkehr – Adressen, Weiterleitungen, Verteiler, Weitergabe & Co
Manchmal ist es erforderlich, dieselbe E-Mail an mehrere Empfänger gleichzeitig zu versenden. Allerdings ist bekannt, dass viele E-Mail-Adressen den Namen des Empfängers beinhalten, der somit auch von anderen Empfängern mitgelesen werden kann. Hier stellt sich die Frage nach dem Datenschutz, denn dabei handelt es sich, gemäß Bundesdatenschutzgesetz, um personenbezogene Daten. Und damit um ein Thema, das nach einer sensiblen Behandlung verlangt.

Geschäftlich und Privat
Dies gilt grundsätzlich immer, ganz egal, ob es sich dabei um eine geschäftliche oder private E-Mail-Adresse handelt. Darüber hinaus nutzen zahlreiche User auch ihre private E-Mail-Adresse bei verschiedenen Diensten, was einer digitalen Identität gleichkommt. Rechtlich zulässig sind die Nutzung und weitere Verarbeitung von personenbezogenen Daten jedoch nur dann, wenn die betroffene Person explizit dazu ihr Einverständnis erteilt hat.

Das sind die häufigsten Fehler im Datenschutz bei E-Mails
Versendet man nun eine E-Mail und trägt mehrere Adressen in das Empfängerfeld bzw. das CC-Feld ein, dann sehen sämtliche Empfänger, wer die Mail außer ihnen noch erhalten hat. Es versteht sich von selbst, dass gerade bei einem großen Kreis an Empfängern oft Personen dabei sind, die nicht damit einverstanden sind, dass auch andere Menschen ihre Daten kennen. Aus diesem Grund ist die Versendung einer Rund-E-Mail in diesem Zusammenhang eine unzulässige Übermittlung von personenbezogenen Daten – und diese kann im schlimmsten Fall sogar ein Bußgeld nach sich ziehen.

Nur ein Beispiel:
Werden E-Mails mit offenem Verteiler verschickt, haben es Betrüger und Spammer viel leichter, E-Mails auszuspionieren oder sich ggf. sogar in E-Mail-Accounts einzuhacken.

Wann eine Geldbuße bei einem Verstoß drohen kann
Natürlich ist es in der Praxis kaum umsetzbar und eher unrealistisch, vor der Übersendung einer E-Mail von jeder Person eine explizite Erlaubnis für den Verteiler zu erhalten. Gestattet man zum Beispiel dem Arbeitgeber, dass er einem Mail‘s zusenden darf, stimmt man damit aber nicht zwingend zu, dass die E-Mail-Adresse auch im Rahmen eines Verteilers enthalten ist – der auch für andere Teilnehmer einsehbar ist. Hier kann es im Ernstfall passieren, dass ein Bußgeld verhängt wird, sofern der Fall gemeldet wird. Das ist zwar in der allgemeinen Praxis im Alltag eher unwahrscheinlich, trotzdem sollte dieses Risiko langfristig nicht eingegangen werden.

So schafft man optimalen Datenschutz im E-Mail-Verkehr – Anleitung
Glücklicherweise gibt es eine sowohl simple als auch schnell umsetzbare Lösung, mit der sich Bußgelder aufgrund Verstöße gegen das Datenschutzgesetz vermeiden lassen. Hierfür müssen beim Versenden einer E-Mail sämtliche Adressen in das Feld „BCC“ eingegeben werden. BCC steht hier für Blind Carbon Copy und bedeutet, dass jeder Empfänger die E-Mail so betrachtet, als würde sie nur an ihn versendet werden. Für den Versender hat dies ebenfalls einen Vorteil: Rundmails werden oft schneller ausgefiltert oder landen im Spam-Ordner, so dass der Versand auf diese Weise etwas sicherer wird. Andere E-Mail-Adressen sind für die einzelnen Empfänger in diesem Fall nicht einsehbar, wenn alle Adressen in das BCC-Feld geschrieben werden. Doch damit nicht genug: Ebenso muss beim Inhalt der E-Mail berücksichtigt werden, dass Daten, die sich strikt auf bestimmte Personen beziehen, nicht enthalten sein dürfen. Dann muss der Versender dafür Sorge tragen, eine private E-Mail an die jeweilige Person zu senden.

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