WhatsApp im Unternehmen DSGVO-konform oder nicht

Feb 21, 2020 | Allgemein, Messenger-Dienste

Das Thema DSGVO ist in aller Munde – und so stellt sich für viele Unternehmen die Frage, inwiefern die Nutzung von WhatsApp mit der Speicherung personenbezogener Daten oder sensiblen Betriebsinformationen möglich ist.

WhatsApp vs. DSGVO – Die Problematik einfach erklärt

Geht es um die Nutzung von Messenger-Diensten im Beruf, betrifft dies die DSGVO. Hier haben sich die Richtlinien in den letzten Jahren klar verschärft. Messenger-Diensten wie WhatsApp werden in diesem Zusammenhang zu einem großen Problem, denn WhatsApp erstellt eine Kontaktliste durch einen Abgleich der auf dem Handy gespeicherten Nummern mit den auf den WhatsApp-Servern gespeicherten Rufnummern. Das bedeutet: Die App kann auf sämtliche auf dem Handy gespeicherten Nummern zugreifen. Aus datenschutzrechtlicher Sicht handelt es sich hierbei um einen Zugriff auf personenbezogene Daten, welcher ohne ausdrückliche Einwilligung nicht erlaubt ist.

WhatsApp als geschäftliche Kommunikationsplattform nutzen

Laut Datenschutzbehörden können Teams durchaus via WhatsApp kommunizieren, sofern keine Kundendaten auf dem Smartphone abgespeichert werden. In einem solchen Fall dürften ausschließlich Kontaktdaten jener Teammitglieder auf dem Smartphone gespeichert werden, welche ihr Einverständnis gegeben haben, über WhatsApp miteinander zu kommunizieren. Auch besteht natürlich stets das Risiko, dass Betriebsgeheimnisse oder andere vertrauliche Informationen nicht mehr genügend geschützt sind.

WhatsApp auf dem Firmenhandy installieren

Eine legale Lösung wäre hier, WhatsApp auf einem Firmenhandy zu nutzen und darauf nur Kundendaten abzuspeichern, wenn diese vorher der Speicherung zugestimmt haben. Möchte man sicher sein, nicht gegen die DSGVO zu verstoßen, sollte das Unternehmen nicht erlauben, Messenger-Diensten auf einem Firmenhandy zu installieren.

Alternativen zu WhatsApp als geschäftliches Kommunikationsmittel

Alternativen zu WhatsApp gibt es inzwischen viele – wie zum Beispiel den Messenger-Dienst Threema, mit dem man beim Telefonieren und Schreiben konstant anonym bleiben kann. Zudem bleiben sensible Unterhaltungen per Fingerabdruck oder PIN geschützt, so dass sie nicht in fremde Hände gelangen können.

Eine weitere Option ist Viber: Dieser Messenger-Dienst bietet das Versenden von Nachrichten, Videos, Bilder oder Dokumente. Auch Gruppenchats mit einer unbegrenzten Anzahl an Mitgliedern sind möglich. Gut ist außerdem, dass sich Administratoren festlegen lassen, welche für Ordnung und angemessenes Verhalten im Chat sorgen.

Ein hohes Maß an Sicherheit bietet darüber hinaus der Messenger-Dienst Signal, mit dem Chats, Sprach- und Videoanrufe durch eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung vor fremden Einblicken geschützt bleiben.

WhatsApp Business– datenschutzrechtlich unbedenklich?

Seit knapp zwei Jahren gibt es WhatsApp Business – sozusagen WhatsApp für Unternehmen, mit dem es für Firmen einfach ist, mit Kunden und Interessenten in Kontakt zu treten. Da aber WhatsApp Business während des Verwendens der App auf personenbezogene Daten des Smartphones zugreift und auch eine automatische Datenübertragung ausführt, spielen die Bestimmungen der DSGVO durchaus eine wichtige Rolle. Denn sowohl beim Speichern von Rufnummern durch das Unternehmen als auch bei deren Nutzung für das Senden von Nachrichten werden auch in dieser Version personenbezogene Daten verarbeitet. Vereinfacht gesagt, WhatsApp Business zeigt zusätzliche Funktionen auf, es sind allerdings keine datenschutzrechtlichen relevanten Unterschiede zur herkömmlichen App bekannt.

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