Datenschutzaudit für Unternehmen

Feb 2, 2021 | Allgemein, Datenschutzaudit

Datenschutzaudit für Unternehmen

Beim Audit zum Datenschutz wird die Umsetzung des Datenschutzkonzeptes im jeweiligen Unternehmen überprüft, um einen sachkundigen Überblick zu bekommen, wie der aktuell vorliegende Stand beim Datenschutz ist. Ein gut durchgeführtes Audit zum Datenschutz zeigt aber auch auf, wo eventuell noch ein Verbesserungsbedarf besteht.

Das Datenschutzaudit ist eine freiwillige Überprüfung von datenschutzrechtlichen Verfahren. Es soll zugleich eine stetige Verbesserung des Datenschutzes sowie der Datensicherheit im Unternehmen gewährleisten. Dies entspricht Art. 4 (1) der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Das Audit zur DSGVO dient dem Schutz von personenbezogenen Daten, wobei die DSGVO für alle Mitgliedstaaten der Europäischen Union gilt. Die DSGVO ist keine Richtlinie, sondern eine Verordnung, die befolgt und im Unternehmen umgesetzt werden muss. Das BDSG hingegen spezifiziert und konkretisiert die DSGVO-Vorgaben, ohne deren Vorgaben dabei zu widersprechen.

Das Audit für DSGVO fördert somit die Eigenverantwortung durch Kontrolle und Selbstregulierung und gibt dem Betrieb zugleich die Möglichkeit, mit dem Datenschutz-Audit bei Kunden und Lieferanten zu werben, um das Vertrauen der Nutzer zu gewinnen.

Wann ist ein Datenschutzaudit sinnvoll?

Prinzipiell sollte jedes Unternehmen Datenschutzaudits durchführen und zwar in regelmäßigen, zeitlich festgelegten Abständen. Ein Audit prüft insbesondere, ob der Betrieb die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung erfüllt. Gleichzeitig können dabei die Möglichkeiten aufgezeigt werden, wie die Datenschutzprozesse im eigenen Unternehmen noch weiter zu optimieren sind.

Ob der jeweilige Ist-Zustand des betrieblichen Datenschutzes überprüft werden sollte, kann jeder selbst durch die Beantwortung einiger Fragen herausfinden:

  • Erfolgte eine ordentliche Bestellung eines Datenschutzbeauftragten? Die DSGVO schreibt für viele in der Europäischen Union ansässigen Unternehmen die Bestellung von einem Datenschutzbeauftragten vor. Für die meisten Unternehmen ist es jedoch empfehlenswert, sich einen externen, technisch und juristisch versierten Experten dafür zu bestellen. Der kann die Geschäftsführung in Fragen des Datenschutzes beraten, die Mitarbeiter schulen und regelmäßig die organisatorische sowie technische Umsetzung des Datenschutzes kontrollieren.
  • Sind der Serverraum des Unternehmens und dessen Geschäftsräume ausreichend geschützt?
  • Sind der Vertrieb und das Marketing mit den seit 25.05.2018 gültigen DSGVO-Anforderungen vertraut?
  • Ist die IT-Umgebung des Unternehmens entsprechend mit einer gut funktionierenden Datensicherung und Firewall geschützt?
  • Bestehen mit den IT-Dienstleistern gegenwärtig Auftragsverarbeitungsverträge, die nach Artikel 28-Auftragsverarbeiter geschlossen wurden?
  • Sind die Dienstleister dokumentiert geprüft worden?
  • Ist die IT-Umgebung ausreichend dokumentiert, damit das Unternehmen nicht von seinem Administrator abhängig ist?
  • Werden von den Mitarbeitern nur Daten erfasst, die rechtlich auch zulässig sind?

Wenn nicht alle diese Fragen mit einem klaren „Ja“ zu beantwortet werden können, ist in jedem Fall ein Audit zum Datenschutz erforderlich.

Wie läuft das Datenschutzaudit ab?

Wenn ein Datenschutzaudit ausgeführt werden soll, wendet man sich an eine externe Prüfstelle. Dabei gehen die externen Gutachter beim Datenschutzaudit einen Fragenkatalog durch und überprüfen das zu untersuchende Konzept, Produkt oder Verfahren auf seine Datensicherheit hin.

Stellt man dabei Probleme oder Mängel in Bezug auf die Anforderungen fest, wird die jeweilige Stelle dazu angehalten, das betroffene Produkt oder Datenschutzkonzept daraufhin zu überprüfen. Bei der Einrichtung eines guten Datenschutzkonzepts ist eine personelle Strukturierung, wie beispielsweise die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten eine sehr wichtige Maßnahme. Für das Datenschutzaudit sollten auch periodische Zyklen festgelegt werden, in denen die regelmäßige Überprüfung des festgelegten Maßnahmenkatalogs immer zu erfolgen hat.

Eine Checkliste zeigt, was beim Audit für DSGVO überprüft wird. Um den betreffenden Prüfvorgang zu forcieren, können die Betriebe sich schon vor der Anfrage auf das bevorstehenden Datenschutzaudit vorbereiten. Eine Checkliste könnte demnach wie folgt so aussehen:

  • Organisationskontrolle
  • Zutrittskontrolle,
  • Zugangskontrolle,
  • Zugriffskontrolle,
  • Weitergabekontrolle,
  • Verfügbarkeitskontrolle,
  • Trennungsgebot.

Dieser Fragenkatalog ist noch weiter zu differenzieren. Zu den jeweiligen Oberbegriffen der Checkliste sind die einzelnen Fragen noch zu erstellen und zu beantworten. Er kann aber je nach Unternehmen davon abweichen und ist eher als Beispiel zu verstehen.

Je mehr Punkte davon bereits erfüllt werden, desto besser schneidet das Unternehmen beim anschließenden Datenschutzaudit ab. Entsprechende Defizite können dabei nachgebessert werden. Wenn ein angemessener Datenschutz im Betrieb gewährleistet wird, gewinnt nicht nur das Unternehmen, sondern auch der Verbraucher.

Zusammenfassung

Wird die DSGVO im Unternehmen nicht umgesetzt, drohen hohe Bußgelder. Das Ziel der Datenschutzgrundverordnung ist eine europäische Vereinheitlichung des Datenschutzes. Diese neue Verordnung birgt wenig Spielraum für nationale Alleingänge.

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