Datenschutz Bewerbung & Bewerbungsunterlagen – Empfehlungen vom DSGVO-Experten

Okt 18, 2019 | Allgemein

Datenschutz bei Bewerberdaten

Mit Einführung der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und der Novellierung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu) hat sich beim Umgang mit Bewerbern einiges verändert. Unternehmen sollten, soweit noch nicht geschehen, eine grundlegende Bestandsaufnahme der bestehenden Bewerbungsprozesse unter Beteiligung von Geschäftsführung, Personalleitung, Betriebsrat, IT-Abteilung und dem/der Datenschutzbeauftragten durchführen. Hierbei können wir Sie gerne unterstützen.

Theoretische Grundlagen zum Umgang mit Bewerberdaten
Der korrekte Umgang mit Bewerberdaten ist rechtlich geregelt. Hierzu sind besonders die Artikel 13, 15 und 88 der DSGVO sowie § 26 des BDSG-neu maßgeblich.

Online Bewerbung vs. Offline-Bewerbung
Wenn ein Unternehmen digitale Bewerbungen vorsieht, sollte auf der Unternehmens-Website unbedingt die Möglichkeit bestehen, Bewerbungsunterlagen verschlüsselt hochzuladen. Bei der internen Bearbeitung ergeben sich kaum Unterschiede zwischen Online- und Offline-Bewerbungen, weil sowohl Einscannen als auch Ausdrucken gängige Bearbeitungsschritte darstellen.
Werden Bewerbungsunterlagen per Post entgegengenommen, sollten sie allerdings später auf gleichem Weg an den Bewerber zurückgesandt werden.

Eingangsbestätigung von Bewerbungen
Unternehmen müssen Bewerber gemäß Art. 13 Abs. 1 und 2 DSGVO mit dem Eingang der Unterlagen über die Art der Datenerhebung informieren, zum Beispiel durch eine automatische Eingangsbestätigung. Auch im Fall einer Papier-haften Bewerbung kann dies digital geschehen (wenn elektronische Kommunikationsdaten bekannt sind), oder notfalls durch eine entsprechende postalische Eingangsbestätigung.

Weitergabe von Bewerbungsunterlagen
Nach Eingang einer Bewerbung muss sichergestellt werden, dass die Unterlagen ausschließlich an die für den Bewerbungsprozess erforderlichen internen Stellen weitergeleitet werden. Regelmäßig sind bei der Besetzung einer Stelle neben der Personalabteilung auch andere wichtige Entscheidungsträger in den Auswahlprozess eingebunden. Später müssen alle Kopien, E-Mails und Ausdrucke der Bewerbung gelöscht bzw. vernichtet werden. Es ist notwendig, die Verbreitung der Unterlagen im Unternehmen genau zu verfolgen, damit sämtliche Informationen aufgefunden werden können, die zu löschen sind.

Aufbewahrung von Bewerbungsunterlagen nach einer Absage
Die Speicherung personenbezogener Daten darf nur zweckgebunden erfolgen, also beispielsweise im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens. Das bedeutet: Ist die Stelle besetzt, entfällt die eigentliche Grundlage, um Informationen der abgelehnten Kandidaten aufzubewahren.

Aufbewahrungsrechte
Im Grundsatz müssen mit der Besetzung einer Stelle die personenbezogenen Daten aller abgelehnten Bewerber gelöscht und die entsprechenden Papier-haften Dokumente vernichtet (geschreddert) werden.
Zu beachten ist allerdings, dass es auf der Grundlage des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) zu einer Beschwerde oder Klageerhebung vonseiten der Bewerber kommen könnte. Daher dürfen Unternehmen die Daten noch solange aufbewahren, wie sie mit einer entsprechenden Klage rechnen müssen. Dies kann nach Besetzung der Stelle eine weitere Aufbewahrung der Bewerbungsunterlagen von bis zu sechs Monaten rechtfertigen.
Mit ausdrücklicher Zustimmung des Bewerbers ist selbstverständlich auch eine darüber hinausgehende Aufbewahrung zulässig. Diese Zustimmung sollte das Unternehmen dann unbedingt dokumentieren.

Muster-Vorlage für Datenschutzerklärung
Unternehmen sollten die Regelungen für den Umgang mit Bewerberdaten in ihre Datenschutzerklärung aufnehmen. So kann sich jeder Bewerber bereits vor Übersendung seiner Unterlagen über die entsprechenden Regelungen informieren, und das Unternehmen kann darauf in einem Eingangsschreiben verweisen oder daraus zitieren. Wir bieten Ihnen hierzu gerne eine Muster-Datenschutzerklärung an.

Zusammenfassung
Seit dem Inkrafttreten der DSGVO haben Unternehmen beim Schutz von Bewerberdaten engere Vorschriften einzuhalten. Die zunehmende Digitalisierung der allgemeinen Büroarbeit erschwert es, intern die Kontrolle über Bewerberdaten zu behalten. Darum müssen die Unternehmensprozesse in diesem Bereich überarbeitet werden; digitale Bewerbermanagementsysteme könnten hierbei Unterstützung bieten.
Für Unternehmen bedeutet die DSGVO einen Zuwachs an Informations- und Dokumentationspflichten. Bewerber sind die Profiteure der Neuregelungen und erhalten weitergehende Rechte und einen umfangreichen Schutz ihrer persönlichen Daten.

Referenzen:

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