Ab wann braucht man einen Datenschutzbeauftragten im Unternehmen?
Datenschutz ist in der heutigen digitalen Geschäftswelt ein essenzielles Thema. Unternehmen müssen sicherstellen, dass personenbezogene Daten gesetzeskonform verarbeitet werden. Doch ab wann braucht man einen Datenschutzbeauftragten im Unternehmen? In diesem Artikel klären wir die gesetzlichen Anforderungen und zeigen auf, wann ein Datenschutzbeauftragter verpflichtend ist.
Gesetzliche Grundlagen zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten
Die Verpflichtung zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten ergibt sich aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Unternehmen müssen prüfen, ob sie einen Datenschutzbeauftragten benötigen, um Datenschutzverstöße zu vermeiden.
Kriterium: Mitarbeiterzahl
Laut § 38 BDSG ist ein Datenschutzbeauftragter erforderlich, wenn mindestens 20 Mitarbeiter regelmäßig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Zu diesen Personen gehören:
Festangestellte
Teilzeitkräfte
Freie Mitarbeiter
Praktikanten und Auszubildende
Beschäftigte im Home-Office
Sobald diese Grenze erreicht wird, ist die Benennung eines Datenschutzbeauftragten Pflicht.
Kriterium: Art der Datenverarbeitung
Unabhängig von der Mitarbeiterzahl ist ein Datenschutzbeauftragter notwendig, wenn:
Die Kerntätigkeit des Unternehmens eine umfangreiche, regelmäßige und systematische Überwachung von Personen erfordert.
Sensible Daten verarbeitet werden, wie Gesundheitsdaten, biometrische Daten oder Informationen über ethnische Herkunft und politische Meinungen.
Beispiele für betroffene Unternehmen:
Krankenhäuser und Arztpraxen
Versicherungen
Finanzdienstleister mit Bonitätsprüfungen
Marketingunternehmen mit Profiling-Technologien
Hier besteht eine klare Verpflichtung zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten.
Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten
Ein Datenschutzbeauftragter übernimmt folgende zentrale Aufgaben:
Beratung und Schulung der Geschäftsführung und Mitarbeiter in Datenschutzfragen
Überwachung der Einhaltung der DSGVO und interner Datenschutzrichtlinien
Kommunikation mit den Datenschutzbehörden
Unterstützung bei Datenschutz-Folgeabschätzungen
Die Person kann entweder intern aus dem Unternehmen stammen oder als externer Datenschutzbeauftragter beauftragt werden.
Konsequenzen bei fehlendem Datenschutzbeauftragten
Falls ein Unternehmen trotz gesetzlicher Verpflichtung keinen Datenschutzbeauftragten benennt, drohen hohe Strafen. Laut DSGVO können Bußgelder von bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % des weltweiten Jahresumsatzes verhängt werden.
Freiwillige Bestellung eines Datenschutzbeauftragten
Auch wenn keine gesetzliche Pflicht besteht, kann es sinnvoll sein, einen Datenschutzbeauftragten freiwillig zu benennen. Vorteile:
Minimierung von Datenschutzrisiken
Vermeidung von Strafen und Reputationsverlust
Erhöhung des Kundenvertrauens
Fazit
Die Frage „Ab wann braucht man einen Datenschutzbeauftragten?“ hängt von der Anzahl der datenverarbeitenden Mitarbeiter und der Art der Datenverarbeitung ab. Sobald ein Unternehmen 20 oder mehr Mitarbeiter mit personenbezogenen Daten beschäftigt oder sensible Daten umfangreich verarbeitet, besteht eine gesetzliche Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten. Um rechtliche Risiken zu vermeiden, sollten Unternehmen frühzeitig prüfen, ob sie einen Datenschutzbeauftragten benötigen.